Un diseño de proceso exitoso debe tener en cuenta la adecuación del proceso al objetivo general de la organización. El diseño de procesos requiere una visión amplia de toda la organización y el proceso debe entregar valor al cliente con la participación constante de la gerencia en varias etapas.
Para lograr un buen diseño de proceso, se requiere una estrategia de proceso efectiva, que se ocupe de los elementos de línea singulares necesarios para fabricar el producto final. La estrategia de proceso efectiva se ocupa de la adquisición de materias primas, la participación del cliente, la inversión en tecnología, etc. Los principios generales que rigen al diseño de procesos:
1. Integración con los clientes
Las interacciones entre empresa y clientes. El primer momento en que la empresa tiene contacto con el cliente potencial es muy importante, ya que los representantes de ventas y el equipo de operaciones deberán asegurarse de brindar las mejores soluciones a las necesidades de los clientes. La gestión por procesos tiene como objetivo que la cadena de valor agregado al cliente sea tan valioso que decida por sí mismo pagar altas sumas de dinero por los servicios que brindarán solución a sus problemas.
2. Actividades que agregan valor
Los clientes potenciales buscan pagar por un servicio que agregue valor y los convenza de volver a invertir en la empresa. Si existe alguna actividad dentro del proceso comercial que no aporta valor, esta debería ser eliminada por el diseño del nuevo proceso porque no está sumando.
3. Reducción de errores en transferencias
Hace referencia a las actividades riesgosas sujetas a un mal funcionamiento o errores, que pueden suponer un peligro durante el proceso. El mejor escenario posible sería reducir estos errores al máximo al momento de elaborar un nuevo diseño de procesos.
4. Mantener a raya la automatización
Implementar una herramienta tecnológica puede ser una importante ayuda para mejorar los procesos y hacerlos más ágiles, cuando se utiliza de manera ilimitada puede generar resultados contraproducentes, en especial por los sobrecostos en implementaciones tecnológicas. Pero además, se le resta valor a la actividad de las personas, puesto que no todo es automatizable.
5. Estandarización de procesos
La estandarización implica que todos los procesos hablen el mismo lenguaje con el fin de que las tareas que integran cada uno se realicen con mayor grado de eficiencia y eficacia.
6. Reglas de negocio.
En la gestión por procesos es fundamental que se elaboren reglas para aplicar en los negocios y en la toma de decisiones. Una regla de negocio buscará reducir el rango de especulaciones y alternativas fluctuantes del mercado, “afinando la puntería” para apuntar al dominio o conocimiento que realmente es relevante para hacer crecer tu negocio basado en procesos.
7. Conformidad.
Aplica los estándares más implementados en el segmento de mercado al que pertenece tu empresa. Verifica las normas nacionales e internacionales para saber cuál se ajusta más a los requerimientos de tu negocio.
Los pasos clave para realizar un diseño de procesos son:
a) Requisito del proceso
b) Creación de quipos
c) Planificación e implementación
d) Auditoría
e) Fin de la vida útil
El diseño de procesos consiste en la mejora y transformación de los procesos existentes, a fin de optimizar los resultados y hacer más eficientes las tareas y actividades que las conforman. Sienta las bases de la estandarización y reingeniería de procesos preparando el terreno propicio para considerar la automatización de procesos, como medida de agilidad y eficiencia de la carga de trabajo. Todo esto beneficia a la logística inversa y su implementación en las empresas
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